Notariusz wyjaśnia zasady sporządzania protokołu zgromadzenia wspólników. W artykule omówione zostało w jakich przypadkach protokół zgromadzenia wspólników musi być sporządzony przez notariusza, co powinien zawierać i jaka jest wysokość taksy notarialnej za związaną z tym czynność notarialną. W razie potrzeby notariusz sporządzi protokół zgromadzenia wspólników – w dogodnym terminie i z dbałością o zgodność z obowiązującym prawem.
Co to jest protokół zgromadzenia wspólników
W Kodeksie spółek handlowych zostały ściśle określone zasady przeprowadzania zgromadzeń wspólników. Art. 235 KSH określa, że zgromadzenie może być zwołane przez zarząd, radę nadzorczą lub akcjonariuszy, którzy posiadają co najmniej 10% kapitału zakładowego spółki. Zgromadzenie może być zwyczajne lub nadzwyczajne, a jego termin oraz miejsce powinny zostać ustalone z odpowiednim wyprzedzeniem.
Podczas każdego zgromadzenia wspólników – zarówno nadzwyczajnego, jak i zwyczajnego – musi zostać sporządzony protokół. Protokół jest dokumentem, który ma na celu dokładne opisanie przebiegu obrad. Protokół powinien zawierać m.in. informacje o terminie i miejscu zgromadzenia, liczbie obecnych wspólników, przedmiocie obrad, podejmowanych uchwałach oraz wynikach głosowania. Protokół stanowi ważne źródło informacji dla wszystkich uczestników zgromadzenia oraz dla osób zainteresowanych działalnością spółki.
W przypadku, gdy protokół zawiera błędy lub nieścisłe informacje, każdy ze wspólników ma prawo wnieść sprzeciw wobec jego treści. Sprzeciw taki może zostać zgłoszony w ciągu 7 dni od dnia otrzymania kopii protokołu. W takiej sytuacji, zarząd spółki lub osoby odpowiedzialne za sporządzenie protokołu zobowiązani są do dokonania niezbędnych poprawek lub uzupełnień.
W jakich przypadkach protokół zgromadzenia wspólników musi mieć postać aktu notarialnego
Protokół zgromadzenia wspólników musi być sporządzony przez notariusza w przypadkach, gdy:
- Zgromadzenie ma podjąć uchwałę o zmianie umowy spółki lub o jej rozwiązaniu.
- Zgromadzenie ma podjąć uchwałę o zbyciu lub obciążeniu nieruchomości będącej własnością spółki.
- Zgromadzenie ma podjąć uchwałę o podwyższeniu lub obniżeniu kapitału zakładowego spółki.
- Zgromadzenie ma podjąć uchwałę o umorzeniu lub wygaśnięciu udziałów lub akcji spółki.
- Zgromadzenie ma podjąć uchwałę o przekształceniu spółki, czyli zmianie jej formy prawnej.
Ile kosztuje sporządzenie protokołu zgromadzenia wspólników u notariusza
Notariusz pobiera taksę notarialną, która maksymalna wysokość jest ustalana przez Ministra Sprawiedliwości. Notariusz określi taksę notarialną na podstawie analizy dokumentów konkretnej sprawy.
W przypadku sporządzenie protokołu zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, maksymalna wysokość stawki notarialnej wynosi 750 zł.
Notariusz pobierze opłatę za sporządzenie wypisów – 6 zł za każdą rozpoczętą stronę. Honorarium notariusza obłożone jest 23-procentowym podatkiem PTiU (VAT).