Protokół Zgromadzenia Wspólników to dokument, którego sporządzenie jest obowiązkowym elementem każdego zgromadzenia wspólników. Doświadczony notariusz wyjaśnia, w jakich przypadkach protokół zgromadzenia wspólników musi być sporządzony przez notariusza, co powinien zawierać i jaka jest wysokość taksy notarialnej za czynność notarialną.
Co to jest protokół zgromadzenia wspólników?
Zasady przeprowadzania zgromadzenia wspólników ściśle określają przepisy Art. 235 Kodeksu spółek handlowych. Protokół Zgromadzenia Wspólników to dokument, który musi zostać sporządzony podczas każdego zgromadzenia wspólników – zarówno nadzwyczajnego, jak i zwyczajnego. Protokół ma na celu dokładne opisanie przebiegu obrad, a za zgodność jego ze stanem faktycznym odpowiada protokolant i prowadzący zgromadzenie, którzy składają na nim swój podpis. Niezależnie od tego, swoje podpisy mogą również złożyć również inni uczestnicy zgromadzenia.
Czy protokołowane przez notariusza zgromadzenie wspólników może się odbywać online?
Jeśli nie wyklucza tego umowa spółki, obecnie obowiązujące przepisy, a konkretnie Art. 2341 Kodeksu spółek handlowych, umożliwiają zorganizowanie zgromadzenia wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. W takim przypadku może być ono protokołowane przez notariusza.
§ 1. Udział w zgromadzeniu wspólników można wziąć także przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. O udziale w zgromadzeniu wspólników w sposób, o którym mowa w zdaniu pierwszym, postanawia zwołujący to zgromadzenie.
Art. 2341 Kodeksu spółek handlowych
§ 2. Udział w zgromadzeniu wspólników, o którym mowa w § 1, obejmuje w szczególności:
1) dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu wspólników, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników, i
2) wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników.
Co powinien zawierać protokół zgromadzenia wspólników
Protokół zgromadzenia wspólników musi zawierać przewidziane przepisami prawa elementy, to jest:
- porządek obrad,
- nazwiska i imiona zgromadzonych wspólników,
- zdolność zgromadzenia do podjęcia uchwał,
- prawidłowość zwołania zgromadzenia,
- liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały,
- zdania odrębne w głosowaniu na uchwały.
Ile kosztuje sporządzenie protokołu zgromadzenia wspólników przez notariusza
Za wykonane czynności notarialne notariusz pobiera taksę notarialną, której maksymalna wysokość jest ustalana przez Ministra Sprawiedliwości. W §9. 1. rozporządzenie stanowi, że maksymalna wysokość stawki notarialnej za sporządzenia protokołu zgromadzenia wspólników wynosi. 750 zł. Dodatkowo notariusz pobierze opłatę za wypisy – 6 zł za każdą rozpoczętą stronę.
Honorarium notariusza obłożone jest 23-procentowym podatkiem PTiU (VAT).